ContaSaaSCR · Odoo 19
Guía de Procesos Contables
Consulta paso a paso cómo ejecutar cada proceso en Odoo 19. Diseñada para el equipo contable en su operación diaria.
📥 Cuentas por Cobrar
📤 Cuentas por Pagar
🇨🇷 Normativa CR
📥
Cuentas por Cobrar
Facturación electrónica a clientes, registro de cobros, notas de crédito, anticipos y gestión de cartera vencida en Odoo 19.
🔍
Todos
⏱ Diario
📅 Semanal
🗓 Mensual
⚡ Puntual
Facturación Electrónica
01
Emitir una factura electrónica a un cliente
Crear, enviar a Hacienda y entregar al cliente
Diario
▾
Pasos en Odoo 19
1
Ir al módulo de Facturación o Contabilidad
Contabilidad›Clientes›Facturas
Desde el menú principal haga clic en Contabilidad, luego en Clientes y seleccione Facturas.
2
Crear nueva factura
Haga clic en el botón Nuevo (esquina superior izquierda). Se abre un formulario en blanco.
3
Seleccionar el cliente
En el campo Cliente, escriba el nombre o cédula. Si no existe, puede crearlo desde ahí mismo. Verifique que tenga correo electrónico registrado para el envío de la FE.
4
Verificar fecha y diario de ventas
Confirme que la Fecha de factura sea la correcta y que el Diario esté configurado como Factura Electrónica (FE).
5
Agregar líneas de producto o servicio
En la sección de líneas, haga clic en Agregar una línea. Seleccione el producto/servicio, verifique la cantidad, precio unitario y que el IVA aparezca correcto (13%, 4%, 2%, 1% o exento según el artículo).
6
Confirmar la factura
Haga clic en Confirmar. Odoo genera automáticamente la clave numérica de 50 dígitos y envía el XML a Hacienda.
7
Verificar estado de aceptación de Hacienda
En la parte superior de la factura verá un banner con el estado: Aceptada ✓ (en verde) o Rechazada (en rojo). Si fue rechazada, revise el mensaje de error de Hacienda.
⚠️
Factura rechazadaNo la modifique. Emita una nota de crédito para anularla y luego cree una factura nueva con la corrección.
8
Enviar al cliente
Haga clic en Enviar e imprimir. Odoo envía el PDF y el XML al correo del cliente automáticamente.
🇨🇷
Normativa CRLa factura debe llegar a Hacienda dentro del mismo día hábil de emisión. El XML debe conservarse por 5 años.
02
Emitir una nota de crédito (anular o ajustar factura)
Devoluciones, descuentos posteriores, corrección de facturas
Puntual
▾
Pasos en Odoo 19
1
Ubicar la factura original
Contabilidad›Clientes›Facturas
Busque la factura por número, cliente o fecha. Ábrala.
2
Hacer clic en "Nota de crédito"
En la parte superior de la factura confirma, busque el botón Agregar nota de crédito. Se abre un diálogo.
3
Seleccionar el motivo y la fecha
Indique el Motivo (ej: "Error en precio", "Devolución de mercancía"). Defina la Fecha de la nota de crédito. Haga clic en Invertir.
4
Revisar y confirmar la nota de crédito
Odoo crea la NC con referencia a la FE original. Revise los montos. Si es anulación total, los montos coinciden con la factura. Si es ajuste parcial, modifique las líneas.
5
Confirmar y verificar en Hacienda
Al confirmar, Odoo envía la NC a Hacienda con la referencia de la FE original. Verifique el estado de aceptación igual que con la factura.
🇨🇷
Normativa CRLa nota de crédito electrónica debe referenciar la clave numérica de 50 dígitos de la FE original. Sin ese dato, Hacienda la rechaza.
03
Registrar un cobro de cliente
SINPE, transferencia, efectivo — y aplicarlo a la factura
Diario
▾
Pasos en Odoo 19
1
Abrir la factura del cliente
Contabilidad›Clientes›Facturas
Ubique la factura que fue pagada. Debe estar en estado Publicada (no en borrador).
2
Clic en "Registrar pago"
Botón verde en la parte superior de la factura.
3
Completar el formulario de pago
Seleccione el Diario (Banco, Efectivo, etc.). Verifique el Monto y la Fecha del cobro. En Memo anote la referencia (ej: número de SINPE, comprobante de transferencia).
4
Confirmar el pago
Haga clic en Pagar. La factura pasa a estado En pago y luego a Pagado una vez que se concilie con el extracto bancario.
💡
Cobro parcialSi el cliente pagó solo una parte, ingrese el monto real. Odoo dejará la diferencia como pendiente en la factura.
⚠️
ImportanteNo deje cobros sin aplicar a ninguna factura. Los pagos "sueltos" generan saldo en suspensión que distorsiona el aging de cartera.
04
Registrar un anticipo de cliente
Pago recibido antes de emitir la factura definitiva
Puntual
▾
Pasos en Odoo 19
1
Registrar el cobro desde el cliente
Contabilidad›Clientes›Pagos
Haga clic en Nuevo. Seleccione el cliente, el monto, la fecha y el diario. El tipo debe ser Ingreso.
2
Confirmar el pago
Clic en Confirmar. El anticipo queda registrado como un crédito disponible en la cuenta del cliente.
3
Al emitir la factura definitiva, aplicar el anticipo
Cree y confirme la factura del cliente. Luego use Agregar nota de crédito / pagos pendientes para aplicar el anticipo registrado. Odoo liquidará automáticamente la diferencia.
🇨🇷
Normativa CREl anticipo no es ingreso hasta que se emita la factura electrónica definitiva. No reconozca el ingreso antes de esa fecha.
Gestión de Cartera
05
Ver el reporte de cartera vencida (Aging)
Facturas pendientes por cobrar ordenadas por antigüedad
Semanal
▾
Pasos en Odoo 19
1
Ir al reporte de antigüedad de clientes
Contabilidad›Reportes›Antigüedad de clientes
2
Interpretar las columnas
El reporte muestra columnas por tramos: Actual (no vencido), 1–30 días, 31–60, 61–90 y +90 días. Las columnas de la derecha son las más urgentes.
3
Filtrar por cliente o rango de fechas
Use los filtros superiores para ver un cliente específico o un período. Puede exportar a Excel con el botón ⬇ para trabajar la gestión de cobro.
4
Enviar recordatorio de cobro desde Odoo
Contabilidad›Clientes›Clientes en mora
Seleccione los clientes con deuda vencida y use Enviar recordatorio para que Odoo mande el correo automáticamente con el detalle de facturas pendientes.
✅
Buena prácticaRevise este reporte todos los lunes. Escale a gerencia cualquier factura con más de 60 días sin cobrar.
06
Conciliar los cobros con el banco
Cruzar lo que entró al banco con los cobros registrados en Odoo
Mensual
▾
Pasos en Odoo 19
1
Ir al diario bancario
Contabilidad›Tablero›[Su banco]›Conciliar
2
Importar el extracto bancario
Descargue el extracto de su banco en formato OFX, XLSX o CSV. Súbalo usando el botón Importar extracto. Odoo cargará todos los movimientos automáticamente.
3
Parear movimientos bancarios con cobros de Odoo
Odoo sugiere automáticamente el cruce. Revise cada sugerencia: si es correcto, haga clic en Validar. Si no encuentra el match, use Buscar manualmente para ubicar el cobro.
4
Registrar movimientos sin coincidencia
Si hay una transferencia en el banco que no está en Odoo (ej: pago de intereses bancarios), créela directamente desde la pantalla de conciliación seleccionando la cuenta contable correspondiente.
⚠️
Meta del cierre mensualAl cerrar el período, la diferencia entre el saldo bancario y el saldo en Odoo debe ser cero. Cualquier diferencia debe tener explicación documentada.
🔍
No se encontraron procesos para esta búsqueda.📤
Cuentas por Pagar
Registro de facturas de proveedores, aceptación de FEC en Hacienda, pagos, notas de crédito recibidas y conciliación bancaria de egresos.
🔍
Todos
⏱ Diario
📅 Semanal
🗓 Mensual
⚡ Puntual
Facturas de Proveedores
01
Registrar una factura de proveedor (FEC)
Ingresar factura electrónica de compra y aceptarla en Hacienda
Diario
▾
Pasos en Odoo 19
1
Ir a facturas de proveedor
Contabilidad›Proveedores›Facturas
2
Crear nueva factura
Clic en Nuevo. Seleccione el Proveedor. Si la factura llegó por correo en XML, puede usar Cargar para que Odoo lea los datos automáticamente.
3
Completar los datos de la factura
Ingrese la Fecha de la factura del proveedor (no la de hoy si son diferentes). Verifique el número de factura del proveedor en el campo "Referencia". Agregue las líneas con los productos/servicios y el IVA correspondiente.
4
Confirmar la factura
Clic en Confirmar. Odoo genera el asiento contable automáticamente: débito en gasto/activo e IVA crédito, y crédito en la cuenta del proveedor.
5
Aceptar la FEC en Hacienda (dentro de 8 días hábiles)
Si Odoo tiene la integración activa, busque el botón Aceptar FEC o el estado de la recepción. La respuesta a Hacienda debe enviarse dentro de los 8 días hábiles de recibida la factura.
🇨🇷
Obligación legal CRSi no responde a Hacienda dentro del plazo, la empresa pierde el derecho a acreditar el IVA de esa compra (Art. 16, Reglamento FE).
02
Registrar un pago a proveedor
SINPE, transferencia o cheque — y aplicarlo a la factura
Semanal
▾
Pasos en Odoo 19
1
Abrir la factura del proveedor a pagar
Contabilidad›Proveedores›Facturas
Localice la factura (debe estar en estado Publicada). Ábrala.
2
Clic en "Registrar pago"
Botón en la parte superior de la factura.
3
Completar el formulario
Seleccione el Diario (cuenta bancaria desde la que se paga). Confirme el Monto y la Fecha del pago real (la del SINPE o transferencia). Anote la referencia en el campo Memo.
4
Confirmar el pago
Clic en Pagar. La factura pasa a estado En pago. Quedará en Pagado al conciliar con el extracto bancario.
💡
Pago de varias facturas a un mismo proveedorUse la opción de pagos múltiples: seleccione varias facturas del mismo proveedor, clic en Acción → Registrar pago y Odoo las agrupa en un solo movimiento bancario.
03
Registrar una nota de crédito recibida de proveedor
El proveedor nos devuelve dinero o ajusta el precio
Puntual
▾
Pasos en Odoo 19
1
Ir a notas de crédito de proveedores
Contabilidad›Proveedores›Notas de crédito
2
Crear nueva nota de crédito
Clic en Nuevo. Seleccione el proveedor. Ingrese el monto de la nota de crédito y el motivo. Agregue la línea del producto o servicio que aplica al ajuste.
3
Confirmar y aplicar a la factura pendiente
Confirme la NC. Luego ábrala y use Agregar pagos pendientes para cruzarla con la factura del proveedor correspondiente. Odoo reducirá automáticamente el saldo a pagar.
⚠️
Ojo con el IVASi la nota de crédito del proveedor incluye IVA, ese ajuste también afecta su crédito fiscal del mes. Revise que el IVA de la NC se registre correctamente.
04
Registrar un anticipo a un proveedor
Pagamos antes de recibir la factura definitiva
Puntual
▾
Pasos en Odoo 19
1
Registrar el pago anticipado
Contabilidad›Proveedores›Pagos
Clic en Nuevo. Tipo: Enviar dinero. Seleccione el proveedor, monto, fecha y diario. Confirme.
2
Cuando llegue la factura del proveedor, registrarla normalmente
Siga el proceso del paso 01 (Registrar FEC). Al confirmar la factura, verá que hay un crédito disponible del anticipo.
3
Aplicar el anticipo a la factura
En la factura, haga clic en Pagos pendientes y seleccione el anticipo registrado. Odoo calculará si queda saldo por pagar o si el anticipo cubre el total.
Control y Cierre
05
Ver el reporte de facturas por pagar (Aging proveedores)
Qué debemos, a quién y cuándo vence
Semanal
▾
Pasos en Odoo 19
1
Ir al reporte de antigüedad de proveedores
Contabilidad›Reportes›Antigüedad de proveedores
2
Revisar columnas de vencimiento
Las columnas muestran: Por vencer (aún no vencido), 1–30 días, 31–60, 61–90 y +90 días (vencido). Priorice el pago de las columnas de mayor atraso.
3
Programar pagos según vencimiento
Exporte a Excel para ordenar por fecha de vencimiento. Coordine con la gerencia o tesorería los pagos de la semana considerando el flujo de caja disponible.
✅
Buena prácticaRevise este reporte cada semana antes del día de pago. Evite pagar facturas no vencidas si el flujo de caja está ajustado.
06
Conciliar los pagos con el banco
Cruzar lo que salió del banco con los pagos registrados en Odoo
Mensual
▾
Pasos en Odoo 19
1
Acceder al diario bancario de pagos
Contabilidad›Tablero›[Su banco]›Conciliar
2
Importar el extracto bancario del mes
Descargue el extracto de su banco (OFX, XLSX o CSV). Súbalo en Odoo. El sistema cargará todos los movimientos de egresos.
3
Validar los cruces sugeridos por Odoo
Odoo intentará emparejar automáticamente cada débito bancario con un pago registrado. Revise cada sugerencia y haga clic en Validar cuando sea correcto. Si hay un débito bancario sin pago en Odoo, es una alerta — algo no fue registrado.
4
Registrar cargos bancarios no facturados
Comisiones, mantenimiento de cuenta, intereses — si aparecen en el extracto y no tienen documento en Odoo, créelos directamente desde la pantalla de conciliación asignando la cuenta de gasto bancario.
⚠️
Al cierre del mesEl saldo de la cuenta bancaria en Odoo debe coincidir con el saldo del extracto bancario. Si hay diferencia, no cierre el período hasta investigarla.
07
Revisar el IVA crédito fiscal del mes (para el D-104)
Cuánto IVA podemos acreditar de las compras del período
Mensual
▾
Pasos en Odoo 19
1
Ir al reporte de impuestos
Contabilidad›Reportes›Reporte de impuestos
Filtre por el período del mes que corresponde declarar.
2
Identificar el IVA crédito fiscal (compras)
Localice la sección de IVA acreditable o Impuesto de compras. Ese es el monto que puede restar al IVA cobrado en ventas en la declaración D-104.
3
Verificar con el contador antes de declarar
Comparta este reporte con el contador responsable. No todas las compras tienen IVA acreditable al 100% — depende de si están relacionadas con la actividad gravada de la empresa.
🇨🇷
Ley 9635 — ImportanteSolo puede acreditar el IVA de compras directamente vinculadas a su actividad gravada. El IVA de compras de uso personal, exentas o de actividades no gravadas NO es acreditable.
🔍
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Guía de Procesos Contables
Consulta paso a paso cómo ejecutar cada proceso en Odoo 19. Diseñada para el equipo contable en su operación diaria.
📥 Cuentas por Cobrar
📤 Cuentas por Pagar
🇨🇷 Normativa CR
📥
Cuentas por Cobrar
Facturación electrónica a clientes, registro de cobros, notas de crédito, anticipos y gestión de cartera vencida en Odoo 19.
🔍
Todos
⏱ Diario
📅 Semanal
🗓 Mensual
⚡ Puntual
Facturación Electrónica
01
Emitir una factura electrónica a un cliente
Crear, enviar a Hacienda y entregar al cliente
Diario
▾
Pasos en Odoo 19
1
Ir al módulo de Facturación o Contabilidad
Contabilidad›Clientes›Facturas
Desde el menú principal haga clic en Contabilidad, luego en Clientes y seleccione Facturas.
2
Crear nueva factura
Haga clic en el botón Nuevo (esquina superior izquierda). Se abre un formulario en blanco.
3
Seleccionar el cliente
En el campo Cliente, escriba el nombre o cédula. Si no existe, puede crearlo desde ahí mismo. Verifique que tenga correo electrónico registrado para el envío de la FE.
4
Verificar fecha y diario de ventas
Confirme que la Fecha de factura sea la correcta y que el Diario esté configurado como Factura Electrónica (FE).
5
Agregar líneas de producto o servicio
En la sección de líneas, haga clic en Agregar una línea. Seleccione el producto/servicio, verifique la cantidad, precio unitario y que el IVA aparezca correcto (13%, 4%, 2%, 1% o exento según el artículo).
6
Confirmar la factura
Haga clic en Confirmar. Odoo genera automáticamente la clave numérica de 50 dígitos y envía el XML a Hacienda.
7
Verificar estado de aceptación de Hacienda
En la parte superior de la factura verá un banner con el estado: Aceptada ✓ (en verde) o Rechazada (en rojo). Si fue rechazada, revise el mensaje de error de Hacienda.
⚠️
Factura rechazadaNo la modifique. Emita una nota de crédito para anularla y luego cree una factura nueva con la corrección.
8
Enviar al cliente
Haga clic en Enviar e imprimir. Odoo envía el PDF y el XML al correo del cliente automáticamente.
🇨🇷
Normativa CRLa factura debe llegar a Hacienda dentro del mismo día hábil de emisión. El XML debe conservarse por 5 años.
02
Emitir una nota de crédito (anular o ajustar factura)
Devoluciones, descuentos posteriores, corrección de facturas
Puntual
▾
Pasos en Odoo 19
1
Ubicar la factura original
Contabilidad›Clientes›Facturas
Busque la factura por número, cliente o fecha. Ábrala.
2
Hacer clic en "Nota de crédito"
En la parte superior de la factura confirma, busque el botón Agregar nota de crédito. Se abre un diálogo.
3
Seleccionar el motivo y la fecha
Indique el Motivo (ej: "Error en precio", "Devolución de mercancía"). Defina la Fecha de la nota de crédito. Haga clic en Invertir.
4
Revisar y confirmar la nota de crédito
Odoo crea la NC con referencia a la FE original. Revise los montos. Si es anulación total, los montos coinciden con la factura. Si es ajuste parcial, modifique las líneas.
5
Confirmar y verificar en Hacienda
Al confirmar, Odoo envía la NC a Hacienda con la referencia de la FE original. Verifique el estado de aceptación igual que con la factura.
🇨🇷
Normativa CRLa nota de crédito electrónica debe referenciar la clave numérica de 50 dígitos de la FE original. Sin ese dato, Hacienda la rechaza.
03
Registrar un cobro de cliente
SINPE, transferencia, efectivo — y aplicarlo a la factura
Diario
▾
Pasos en Odoo 19
1
Abrir la factura del cliente
Contabilidad›Clientes›Facturas
Ubique la factura que fue pagada. Debe estar en estado Publicada (no en borrador).
2
Clic en "Registrar pago"
Botón verde en la parte superior de la factura.
3
Completar el formulario de pago
Seleccione el Diario (Banco, Efectivo, etc.). Verifique el Monto y la Fecha del cobro. En Memo anote la referencia (ej: número de SINPE, comprobante de transferencia).
4
Confirmar el pago
Haga clic en Pagar. La factura pasa a estado En pago y luego a Pagado una vez que se concilie con el extracto bancario.
💡
Cobro parcialSi el cliente pagó solo una parte, ingrese el monto real. Odoo dejará la diferencia como pendiente en la factura.
⚠️
ImportanteNo deje cobros sin aplicar a ninguna factura. Los pagos "sueltos" generan saldo en suspensión que distorsiona el aging de cartera.
04
Registrar un anticipo de cliente
Pago recibido antes de emitir la factura definitiva
Puntual
▾
Pasos en Odoo 19
1
Registrar el cobro desde el cliente
Contabilidad›Clientes›Pagos
Haga clic en Nuevo. Seleccione el cliente, el monto, la fecha y el diario. El tipo debe ser Ingreso.
2
Confirmar el pago
Clic en Confirmar. El anticipo queda registrado como un crédito disponible en la cuenta del cliente.
3
Al emitir la factura definitiva, aplicar el anticipo
Cree y confirme la factura del cliente. Luego use Agregar nota de crédito / pagos pendientes para aplicar el anticipo registrado. Odoo liquidará automáticamente la diferencia.
🇨🇷
Normativa CREl anticipo no es ingreso hasta que se emita la factura electrónica definitiva. No reconozca el ingreso antes de esa fecha.
Gestión de Cartera
05
Ver el reporte de cartera vencida (Aging)
Facturas pendientes por cobrar ordenadas por antigüedad
Semanal
▾
Pasos en Odoo 19
1
Ir al reporte de antigüedad de clientes
Contabilidad›Reportes›Antigüedad de clientes
2
Interpretar las columnas
El reporte muestra columnas por tramos: Actual (no vencido), 1–30 días, 31–60, 61–90 y +90 días. Las columnas de la derecha son las más urgentes.
3
Filtrar por cliente o rango de fechas
Use los filtros superiores para ver un cliente específico o un período. Puede exportar a Excel con el botón ⬇ para trabajar la gestión de cobro.
4
Enviar recordatorio de cobro desde Odoo
Contabilidad›Clientes›Clientes en mora
Seleccione los clientes con deuda vencida y use Enviar recordatorio para que Odoo mande el correo automáticamente con el detalle de facturas pendientes.
✅
Buena prácticaRevise este reporte todos los lunes. Escale a gerencia cualquier factura con más de 60 días sin cobrar.
06
Conciliar los cobros con el banco
Cruzar lo que entró al banco con los cobros registrados en Odoo
Mensual
▾
Pasos en Odoo 19
1
Ir al diario bancario
Contabilidad›Tablero›[Su banco]›Conciliar
2
Importar el extracto bancario
Descargue el extracto de su banco en formato OFX, XLSX o CSV. Súbalo usando el botón Importar extracto. Odoo cargará todos los movimientos automáticamente.
3
Parear movimientos bancarios con cobros de Odoo
Odoo sugiere automáticamente el cruce. Revise cada sugerencia: si es correcto, haga clic en Validar. Si no encuentra el match, use Buscar manualmente para ubicar el cobro.
4
Registrar movimientos sin coincidencia
Si hay una transferencia en el banco que no está en Odoo (ej: pago de intereses bancarios), créela directamente desde la pantalla de conciliación seleccionando la cuenta contable correspondiente.
⚠️
Meta del cierre mensualAl cerrar el período, la diferencia entre el saldo bancario y el saldo en Odoo debe ser cero. Cualquier diferencia debe tener explicación documentada.
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Cuentas por Pagar
Registro de facturas de proveedores, aceptación de FEC en Hacienda, pagos, notas de crédito recibidas y conciliación bancaria de egresos.
🔍
Todos
⏱ Diario
📅 Semanal
🗓 Mensual
⚡ Puntual
Facturas de Proveedores
01
Registrar una factura de proveedor (FEC)
Ingresar factura electrónica de compra y aceptarla en Hacienda
Diario
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Pasos en Odoo 19
1
Ir a facturas de proveedor
Contabilidad›Proveedores›Facturas
2
Crear nueva factura
Clic en Nuevo. Seleccione el Proveedor. Si la factura llegó por correo en XML, puede usar Cargar para que Odoo lea los datos automáticamente.
3
Completar los datos de la factura
Ingrese la Fecha de la factura del proveedor (no la de hoy si son diferentes). Verifique el número de factura del proveedor en el campo "Referencia". Agregue las líneas con los productos/servicios y el IVA correspondiente.
4
Confirmar la factura
Clic en Confirmar. Odoo genera el asiento contable automáticamente: débito en gasto/activo e IVA crédito, y crédito en la cuenta del proveedor.
5
Aceptar la FEC en Hacienda (dentro de 8 días hábiles)
Si Odoo tiene la integración activa, busque el botón Aceptar FEC o el estado de la recepción. La respuesta a Hacienda debe enviarse dentro de los 8 días hábiles de recibida la factura.
🇨🇷
Obligación legal CRSi no responde a Hacienda dentro del plazo, la empresa pierde el derecho a acreditar el IVA de esa compra (Art. 16, Reglamento FE).
02
Registrar un pago a proveedor
SINPE, transferencia o cheque — y aplicarlo a la factura
Semanal
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Pasos en Odoo 19
1
Abrir la factura del proveedor a pagar
Contabilidad›Proveedores›Facturas
Localice la factura (debe estar en estado Publicada). Ábrala.
2
Clic en "Registrar pago"
Botón en la parte superior de la factura.
3
Completar el formulario
Seleccione el Diario (cuenta bancaria desde la que se paga). Confirme el Monto y la Fecha del pago real (la del SINPE o transferencia). Anote la referencia en el campo Memo.
4
Confirmar el pago
Clic en Pagar. La factura pasa a estado En pago. Quedará en Pagado al conciliar con el extracto bancario.
💡
Pago de varias facturas a un mismo proveedorUse la opción de pagos múltiples: seleccione varias facturas del mismo proveedor, clic en Acción → Registrar pago y Odoo las agrupa en un solo movimiento bancario.
03
Registrar una nota de crédito recibida de proveedor
El proveedor nos devuelve dinero o ajusta el precio
Puntual
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Pasos en Odoo 19
1
Ir a notas de crédito de proveedores
Contabilidad›Proveedores›Notas de crédito
2
Crear nueva nota de crédito
Clic en Nuevo. Seleccione el proveedor. Ingrese el monto de la nota de crédito y el motivo. Agregue la línea del producto o servicio que aplica al ajuste.
3
Confirmar y aplicar a la factura pendiente
Confirme la NC. Luego ábrala y use Agregar pagos pendientes para cruzarla con la factura del proveedor correspondiente. Odoo reducirá automáticamente el saldo a pagar.
⚠️
Ojo con el IVASi la nota de crédito del proveedor incluye IVA, ese ajuste también afecta su crédito fiscal del mes. Revise que el IVA de la NC se registre correctamente.
04
Registrar un anticipo a un proveedor
Pagamos antes de recibir la factura definitiva
Puntual
▾
Pasos en Odoo 19
1
Registrar el pago anticipado
Contabilidad›Proveedores›Pagos
Clic en Nuevo. Tipo: Enviar dinero. Seleccione el proveedor, monto, fecha y diario. Confirme.
2
Cuando llegue la factura del proveedor, registrarla normalmente
Siga el proceso del paso 01 (Registrar FEC). Al confirmar la factura, verá que hay un crédito disponible del anticipo.
3
Aplicar el anticipo a la factura
En la factura, haga clic en Pagos pendientes y seleccione el anticipo registrado. Odoo calculará si queda saldo por pagar o si el anticipo cubre el total.
Control y Cierre
05
Ver el reporte de facturas por pagar (Aging proveedores)
Qué debemos, a quién y cuándo vence
Semanal
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Pasos en Odoo 19
1
Ir al reporte de antigüedad de proveedores
Contabilidad›Reportes›Antigüedad de proveedores
2
Revisar columnas de vencimiento
Las columnas muestran: Por vencer (aún no vencido), 1–30 días, 31–60, 61–90 y +90 días (vencido). Priorice el pago de las columnas de mayor atraso.
3
Programar pagos según vencimiento
Exporte a Excel para ordenar por fecha de vencimiento. Coordine con la gerencia o tesorería los pagos de la semana considerando el flujo de caja disponible.
✅
Buena prácticaRevise este reporte cada semana antes del día de pago. Evite pagar facturas no vencidas si el flujo de caja está ajustado.
06
Conciliar los pagos con el banco
Cruzar lo que salió del banco con los pagos registrados en Odoo
Mensual
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Pasos en Odoo 19
1
Acceder al diario bancario de pagos
Contabilidad›Tablero›[Su banco]›Conciliar
2
Importar el extracto bancario del mes
Descargue el extracto de su banco (OFX, XLSX o CSV). Súbalo en Odoo. El sistema cargará todos los movimientos de egresos.
3
Validar los cruces sugeridos por Odoo
Odoo intentará emparejar automáticamente cada débito bancario con un pago registrado. Revise cada sugerencia y haga clic en Validar cuando sea correcto. Si hay un débito bancario sin pago en Odoo, es una alerta — algo no fue registrado.
4
Registrar cargos bancarios no facturados
Comisiones, mantenimiento de cuenta, intereses — si aparecen en el extracto y no tienen documento en Odoo, créelos directamente desde la pantalla de conciliación asignando la cuenta de gasto bancario.
⚠️
Al cierre del mesEl saldo de la cuenta bancaria en Odoo debe coincidir con el saldo del extracto bancario. Si hay diferencia, no cierre el período hasta investigarla.
07
Revisar el IVA crédito fiscal del mes (para el D-104)
Cuánto IVA podemos acreditar de las compras del período
Mensual
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1
Ir al reporte de impuestos
Contabilidad›Reportes›Reporte de impuestos
Filtre por el período del mes que corresponde declarar.
2
Identificar el IVA crédito fiscal (compras)
Localice la sección de IVA acreditable o Impuesto de compras. Ese es el monto que puede restar al IVA cobrado en ventas en la declaración D-104.
3
Verificar con el contador antes de declarar
Comparta este reporte con el contador responsable. No todas las compras tienen IVA acreditable al 100% — depende de si están relacionadas con la actividad gravada de la empresa.
🇨🇷
Ley 9635 — ImportanteSolo puede acreditar el IVA de compras directamente vinculadas a su actividad gravada. El IVA de compras de uso personal, exentas o de actividades no gravadas NO es acreditable.
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