ContaSaaSCR · Octubre 2026 · Lectura: 6 min
La planilla es, para la mayoría de PYMEs, el gasto más grande del mes. Y también uno de los que más errores esconde: un cálculo mal hecho no se nota hasta que llega una inspección de la CCSS, un reclamo de un colaborador o el pago del aguinaldo en diciembre.
Con el cierre de año a la vuelta de la esquina, este es un buen momento para revisar su nómina. Estos son los siete errores que más encontramos en las empresas que atendemos.
Primero: ¿cuánto cuesta realmente un colaborador?
Desde enero de 2026 las cuotas a la CCSS subieron por el ajuste gradual del régimen de Invalidez, Vejez y Muerte (IVM). Hoy el patrono aporta 26,83% sobre el salario y el trabajador 10,83%.
Veamos un ejemplo con un salario de ₡500.000 mensuales:
| Salario bruto | ₡500.000 |
| Cargas sociales patronales (26,83%) | ₡134.150 |
| Provisión de aguinaldo (1/12) | ₡41.667 |
| Provisión de vacaciones (≈4,17%) | ₡20.833 |
| Costo mensual aproximado | ₡696.650 |
Es decir, cerca de un 39% más que el salario, sin contar la póliza de Riesgos del Trabajo del INS ni una eventual cesantía. Si sus precios o su presupuesto se calcularon solo con el salario, ya hay una fuga.
Los 7 errores más comunes
1. Reportar a la CCSS solo el salario base
Las cargas sociales se calculan sobre todo lo que tenga naturaleza salarial: horas extra, comisiones, bonos y otros pagos. Reportar solo el salario base genera diferencias que la CCSS puede cobrar después, con recargos e intereses.
2. No provisionar aguinaldo, vacaciones y cesantía cada mes
El aguinaldo equivale a la doceava parte de lo devengado entre diciembre y noviembre, y debe pagarse dentro de los primeros 20 días de diciembre. Si no se reservó mes a mes, diciembre se convierte en un golpe a la caja.
3. Usar tramos de renta desactualizados
Para 2026, el salario está exento del impuesto hasta ₡918.000 mensuales (en 2025 eran ₡922.000), y el crédito por hijo bajó a ₡1.710. Una hoja de cálculo que no se actualizó retiene mal todos los meses.
4. Planilla, CCSS, INS y contabilidad que no cuadran
La planilla interna dice una cosa, el SICERE otra y la póliza del INS otra más. Esas diferencias son de las primeras cosas que revisa un auditor o un inspector.
5. Horas extra mal calculadas
La jornada extraordinaria se paga con un 50% adicional sobre el valor de la hora ordinaria. Cuando se paga “por fuera” o se redondea, el riesgo laboral crece y el costo no queda registrado.
6. Todo depende de un Excel (y de una persona)
Fórmulas que nadie revisa, versiones duplicadas y boletas de pago armadas a mano. Si la persona que hace la planilla se enferma o renuncia, la empresa queda expuesta.
7. Registrar la planilla en contabilidad como un solo gasto
La planilla genera gastos, retenciones y pasivos (CCSS, renta, provisiones) que deben registrarse por separado. Si todo se lleva a una sola cuenta, los estados financieros no muestran lo que la empresa realmente debe.
Cómo se ve una nómina en orden
- Cálculo automático de salario, horas extra, cargas sociales y renta con las tarifas vigentes.
- Provisiones mensuales de aguinaldo, vacaciones y cesantía, para que diciembre no sea una sorpresa.
- Boletas de pago digitales enviadas a cada colaborador.
- Asientos contables automáticos que separan gasto, retenciones y pasivos.
- Conciliación mensual entre planilla, CCSS, INS y contabilidad.
En ContaSaaSCR configuramos la nómina dentro de Odoo ERP para que todo esto ocurra en el mismo sistema donde se lleva la contabilidad. Y si prefiere no encargarse de nada, también podemos gestionar la planilla por usted.
Antes de diciembre, revise esto
- ¿Su reporte a la CCSS incluye horas extra, comisiones y bonos?
- ¿Tiene reservado el aguinaldo de este año?
- ¿Su cálculo de renta usa los tramos de 2026?
- ¿Cuadran su planilla, el SICERE y la póliza del INS?
Si alguna respuesta fue “no sé”, conversemos antes de que llegue el cierre.
Agende una revisión de su planilla
Cifras vigentes a octubre de 2026 según el ajuste de cuotas de la CCSS y el Decreto Ejecutivo 45333-H. Este artículo es informativo; cada empresa debe analizar su caso particular.